Entretiens annuels

Objectif

Faire le bilan de l'année.
Fixer les objectifs de l'année à venir et motiver sur le long terme.

Descriptif

C'est l'acte de management le plus important parce que s'il devait y en avoir qu'un, ce serait celui-ci.

L'entretien annuel vous permet de :
- Valoriser les objectifs réalisés, ses réussites, ses points forts
- Valoriser et évaluer ses compétences, envisager des actions de formations
- Lui permettre d'évoquer ses axes d'amélioration, se fixer des objectifs concrets ambitieux et adaptés, établir avec vous son plan d'action.
- Prendre des décisions pour améliorer sa collaboration avec l'entreprise et vous même, prendre en compte son évolution de carrière
- Mettre à jour sa mission, son périmètre et ses responsabilités.
- Finalement vous pourrez formaliser vos échanges et décisions en co-signant l'entretien.

Il existe 2 types d'entretien annuel :
- l'entretien annuel d'évaluation, non-obligatoire
- l'entretien annuel cadre, obligatoire pour les salariés sous contrat d'un forfait jours (cf. section "L'entretien annuel cadre au forfait jours")

L'entretien annuel cadre au forfait jours

Pour rappel, l'entretien annuel cadre (au forfait jours) est obligatoire (sous certaines conditions) une fois par an afin d'aborder les sujets se rapportant à :
- la charge de travail du collaborateur
- l'organisation de son travail
- la répartition entre son activité professionnelle et sa vie privée
- sa rémunération
(cf. article L. 3121-65 du Code du Travail)

L'entretien annuel cadre (au forfait jours) permet également de s'assurer de la comptabilité de la charge de travail et le respect des temps de repos, qu'ils soient quotidiens ou hebdomadaires.

Les étapes clés

Maintenant - Planifier et informer :
Inscrivez dans vos agendas un entretien annuel par collaborateur tous les ans ou 2 fois par an si vous managez des managers.
En cas d’impossibilité ponctuelle (vacances, actualité professionnelle) reportez le rdv mais ne l’annulez pas! L’entretien annuel est un acte managérial important. Démontrez à vos collaborateurs qu’ils sont importants.

J-30 à J-7 de l'entretien - Préparer le collaborateur :
Envoyez une invitation à un entretien annuel. Joignez le document préparation collaborateur.

J-30 à J-3 de l'entretien - Préparer l’entretien :
Editez et remplissez la préparation du manager dans les 3 premières questions du document entretien annuel.

Jour J de l'entretien - Animer l’entretien :
Assurez-vous que le collaborateur a préparé par écrit, utilisez le document entretien annuel pour poser l’ensemble des questions dans l’ordre chronologique. Citez votre préparation uniquement s’il n’évoque pas ces points.
Question 1 et 2 : Valorisez et notez les réussites. Ecoutez, encouragez, félicitez
Question 3 : Valorisez son analyse, écoutez, chaque point devra être concrétisé dans la
question 4 ou 7
Question 4 : Pour une délégation optimale, c’est le collaborateur qui se fixe ses objectifs.
Assurez-vous que cela reste dans le cadre du raisonnable et prévoyez des étapes de contrôle,
par exemple à l’occasion des entretiens de suivi.
Question 7 : Pour une délégation optimale, c’est le collaborateur qui se fixe son plan d’action.
Assurez-vous que cela reste dans le cadre du raisonnable et si nécessaire fixez des étapes de
contrôle avant le prochain entretien de suivi.

Après l'entretien - Suivre les décisions :
Faites un suivi régulier du plan d'action décidé en entretien avec votre collaborateur, à l'occasion d'un entretien de suivi par exemple.

Les clés d’un entretien réussi

Manager :
- Je respecte la fréquence des entretiens
- J’invite mon collaborateur une semaine à l’avance
- Je me prépare par écrit
- Je respecte la chronologie des questions
- Je remplis le plan d’actions
- Je mets à jour ses données personnelles
- Je fais valider le compte rendu par mon collaborateur

Collaborateur :
- Je relance mon manager en cas d’annulation d’entretien
- Je prépare mes réponses par écrit
- Je réponds en respectant la chronologie des questions
- Je fais des propositions de plan d’actions
- Je relis le compte-rendu avant de valider l’entretien

Les attitudes gagnantes lors de l’entretien

L’attitude positive :
C’est un regard ouvert sur l’entretien. Envisager le succès de la collaboration et transmettre sa confiance.

Les bonnes questions :
Il n’y a pas de mauvaises réponses, il n’y a que des mauvaises questions

L’écoute active :
Apporter une réelle attention à ses réponses. Laissez lui la parole tant qu’il n’aura pas laissé 4 secondes de silence.

D’abord le positif :
Pour valider l’avancée du projet pour sécuriser, pour que le collaborateur trouve l’énergie et l’envie de se dépasser.

Questionner pour déléguer :
Laisser le collaborateur choisir son chemin, pour ne pas le confiner dans un rôle d'exécutant : «comment comptes tu t-y prendre ?»

Contrôler pour aider :
Ne pas laisser les écarts se creuser, bâtir la confiance en définissant des points de suivi réguliers.